Tips para hacer un evento virtual

EQUIPO BALANCE

LA PATRIA | MANIZALES

¿Quiere realizar un evento virtual? Aunque esta se convirtió en la tendencia, más con los actuales problemas de pandemia que condujeron a la mayoría de personas a realizar foros, conferencias, charlas y hasta cumpleaños virtuales, es importante tener en cuenta los detalles, lo que quiere decir o exponer en el evento, definir el grupo de interés y mantener la atención de los participantes en su encuentro, de tal forma que la reunión sea un éxito.

Eso ha permitido que varias compañías, caso Mobility, dueña Taxia y la firma manizaleña de publicidad AM Comunicación Estratégica, antes AM Coppiano, hayan logrado darle un giro a sus propuestas de negocios y fortalecer sus proyectos, con nuevas estrategias y el relacionamiento comercial, publicitario y personal.

Hoy los nuevos encuentros combinan lo presencial con lo digital, y además permiten que los participantes disfruten e interactúen y compartan nuevas experiencias a través de eventos virtuales.
Además de las plataformas y las nuevas tecnologías, la clave principal es su creatividad. Con la ayuda de estas dos firmas y de Nicolás Llano Naranjo, magíster en Administración y fundador de la Tertulia Digital, a continuación, les presentamos algunos tip que debe tener en cuenta para organizar un evento específico en su negocio o empresa, o para realizar un encuentro informal.

1. Es importante conceptualizar el evento. Eso significa tener claro a qué va invitar y qué es lo que quiere hacer. Por ejemplo un café interactivo, un simposio virtual, una feria agropecuaria, un panel de amigos. De eso depende las condiciones del evento, la formalidad o informalidad del encuentro y las herramientas que puede necesitar.

2. Previo al encuentro, es bueno saber qué quieren saber y necesitan los potenciales participantes a los que usted va a invitar. Una charla de tecnología, cómo vender más, capacitaciones específicas, nuevos métodos para llegar al mercado, por ejemplo. De eso dependerá la motivación de los asistentes y el interés del público.

3. Es importante que haga parte del ecosistema virtual, pues aunque puede tener mucho interés en invitar al público específico, es posible que le falle por no estar vinculado a ese entorno. Aproveche todos los canales, redes sociales y grupos que le permitan hacer conexiones precisas.

4. Piense primero en cómo va ambientar o llama la atención de ese encuentro para que sea una convocatoria innovadora. Eso puede incluir algo presencial con virtual, un detalle físico que genere una interacción. Qué tal un café que le llegue al invitado, una tarjeta especial o una fruta, por ejemplo que recree el encuentro que piensa realizar.

5. Permita que su encuentro muestre una cara o una historia humana de lo que quiere contar o enseñar.

6. Busque que el informe o presentación que haga sea muy natural, con un lenguaje sencillo y menos técnicos para llegar a todas las personas y contar desde la experiencia.

7. Permita que cuando la persona entre a la plataforma se muestre su marca. Más allá del sistema virtual, revise que su presentación genere un impacto. Así como en un evento presencial está listo para organizar todos los detalles como tarima, luces y pendones, aquí tiene que aprovechar la virtualidad para que esa locación virtual se vea atractiva.

8. Cuando comience la charla busque que haya buena interacción. Que las personas puedan preguntar y escribir a través de un chat, por ejemplo, levantar la mano, mostrar un color, por ejemplo. A las personas les gustan los espacios donde pueden opinar u oírse. La interacción puede ser por videoconferencia o por chats. Eso es fundamental.

9. Trate que haya motivación para que se logre la conocida adherencia. Que la gente que esté ahí se sienta motivada para quedarse. Haga juegos, concursos, tableros interactivos.

10. Algunas empresas como Am Coppiano ( http://virtualeventos.co) han promovido encuentros donde la personas puede hacer presencia física virtual, por medio de un ávatar, estar en un salón, una sala de conferencias o en una playa, con el atuendo, el pelo y la presentación que quiere.

11. Al final del encuentro realice lo que los expertos denominan analítica. Esto significa que revise quiénes terminaron en el encuentro, que les pueda dar las gracias, que genere espacio de preguntas y que invite a seguir en contacto, como una especie de servicio posventa.

Recomendaciones

Nicolás Llano Naranjo, ingeniero industrial, magíster en Administración de la U. Nacional y fundador de la Tertulia Digital en Manizales, presenta estas recomendaciones a la hora de organizar reuniones, conferencias y charlas virtuales:

- Es clave que el contenido que uno esté ofreciendo sea diferente o tenga un valor agregado porque hay un exceso de eventos virtuales por la pandemia. Por eso, es importante que el tema esté a la vanguardia, que el invitado sea atractivo, que haya poco contenido sobre ese tema para que sea interesante, en definitiva que sea original.

- Que la entrada o registro al evento sea fácil. Eso de dar muchos datos o llenar formularios extensos aburre a la gente y se va, eso debe ser a un clic, en la medida de lo posible.

- Hay que escoger la plataforma que se ajuste al evento tanto en su utilidad como funcionalidad. En la Tertulia Digital preferimos Zoom porque necesita menos ancho de banda de internet para transmitir video, eso facilita la interacción.

- Crear un evento y luego conseguir el público es complicado. Hay que partir de una comunidad de usuarios ya existente con sus intereses, esa será la base para crear la propuesta de contenido del evento. La clave también es compartir ese contenido por grupos de Whatsapp o grupos de contactos donde está está el público objetivo.

- Evitar compartir el link del evento en redes sociales u otras plataformas digitales, lo que puede compartirse es el enlace de registro. Eso como forma de prevención para que alguien ajeno al evento entre y sabotee la reunión.