La buena contabilidad iluminó a Punto Eléctrico

EMPRENDIENDO | LA PATRIA

Juan Pablo Nieto Montoya, gerente de Punto Eléctrico, recuerda con nitidez el 2008 cuando su padre y fundador de la empresa, Héctor Nieto, lo dejó a cargo de las ventas del negocio familiar. "En esa época, la contabilidad se manejaba informalmente en Excel. Pedí un balance general y un estado de resultados de lo que debíamos a proveedores y del inventario, pero las cifras que me presentaron no eran reales, estaban maquilladas".

Recuerda que los indicadores no eran positivos: la empresa no tenía recursos para pagarles a los proveedores.

Inmediatamente revisó en qué fallaban. Para su sorpresa, descubrió que había malos manejos financieros del personal de trabajo. Según Nieto, ahora gerente, el 50% de los robos en las compañías se generan cuando no hay control de la contabilidad, generados en muchos casos por los mismos familiares.

El empresario contrató un contador público que se dedicó solo a registrar las finanzas. Considera un gran error pensar que el contador puede desempeñar otras tareas.

Otras medidas para evitar el fracaso que se cernía sobre la empresa fueron la austeridad y el pago justo e idóneo para cada empleado. Aunque es una compañía familiar, aclara que a cada trabajador se le debe pagar un salario acorde con su cargo. Además, nadie tiene derecho a meter mano a los ingresos ni sacar préstamos.

Aconseja

Punto Eléctrico nació en 1983 y se dedica a la comercialización de materiales eléctricos y al desarrollo de proyectos de media y baja tensión en el sector de la industria, la infraestructura y la construcción en ocho departamentos del país. En algunos escenarios se les reconoce su transparencia y experiencia en manejos contables.

Nieto compara la contabilidad con un monitor cardíaco: siempre le informa al paciente cómo está. Además, todos los días está enterado del ejercicio financiero de su firma.

El gerente da estas recomendaciones:

* "La contabilidad solo puede tener 30 minutos de atraso". Es decir, la actualización del registro de las actividades financieras debe ser inmediata, no esperar largos periodos para ponerse al día. Si en este momento el emprendedor pide el estado de resultados y el balance general, la información debe ser real. Estas condiciones son claves, porque a partir de allí se toman las decisiones.

* "Tener centros de costos". El empresario debe saber el valor de cada actividad que desarrolle y de cada puesto de trabajo, incluso hasta el precio de una hoja de papel.

* "Contratar un revisor fiscal idóneo". Aunque este servicio es costoso, vale la pena. Las auditorías son importantes para el crecimiento económico y estable del negocio.

* Aplicar el Beneficios antes de Intereses, Impuestos, Depreciación y Amortización (EBITDA, por sus siglas en inglés). También la Productividad de Capital de Trabajo (PDK, también en inglés). Son variables que se comparan para conocer las brechas entre lo que se gana y lo que se invierte. Nieto explica: "Si el EBITDA está en un 10%, significa que se están generando 10 centavos. Si la PDK, por ejemplo, muestra que para producir esos centavos se gastaron 15 centavos. Hay un desbalance que compromete las finanzas".

* Establecer un presupuesto y un flujo de caja. Es decir, cuántos son los ingresos, qué gastos hay y cuánta plata queda. "El segundo día de cada mes, yo sé cuánto voy a necesitar, si debo recurrir a créditos de bancos o si cuento con el dinero suficiente", comenta.

* "Invertir en un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP)". Con este programa se automatizan los procesos, se dispone de información en una plataforma, se integran las bases de datos y se optimiza el tiempo.

* Cumplir con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Es un sistema que busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas para que la información contable sea transparente, confiable y comparable con otros indicadores.

Así empezó

Jorge Iván Orozco, presidente del Centro de Contadores Públicos de Manizales, cuenta que el hombre tuvo la necesidad de llevar las cuentas de sus ingresos desde que pasó del nomadismo al sedentarismo, empezó a ahorrar y a hacer el inventario de sus ovejas o vacas.

Orozco explica el ciclo: "Toda empresa necesita organizarse. Para guiar cada proceso tiene que establecer un presupuesto y unas expectativas. Una vez empiece a ejecutar los recursos debe iniciar el registro de la información financiera".

Sin embargo, para capturar, registrar y comunicar esa información es necesario adoptar las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) que estandarizan los principios contables entre los países.

"El Decreto 2649 de 1993 eran las normas que regulaban la contabilidad en Colombia. Pero con la expedición de la Ley 1314 del 2009 regula las NIIF. Estas indican las reglas tanto para las empresas grandes que cotizan en la Bolsa de New York como para las Pequeñas y Medianas Empresas (PYME)". En algunos casos se aplica lo contenido en el decreto.

Las PYME pueden beneficiarse con las NIIF. Si tienen clientes internacionales se ahorran el ejercicio de traducir los estados financieros a la normatividad del país en donde estén. "Ninguna banca en el mundo le va a prestar plata si la información no está acorde con los estándares mundiales".

De acuerdo con Orozco, el Estado solicita este registro de información para saber los ingresos y utilidades de los negocios y así determinar impuestos como Industria y Comercio, declaraciones de la Cámara de Comercio, tributos de renta, tanto el de valor agregado como el de patrimonio.