Planeación y análisis, clave para ganar una licitación

COLPRENSA|LA PATRIA

En el 2015 el Estado celebró cerca de 1 millón 225 mil contratos entre licitaciones públicas, concurso de méritos, selecciones abreviadas y contrataciones directas. Los procesos de selección pública son la puerta a la posibilidad de acceder a esos contratos que además de significar importantes ingresos económicos, se constituyen una carta de presentación para las empresas.

Según Luis Fernando Reyes, gerente jurídico de BDO, empresa con amplia trayectoria en participar, ganar procesos de contratación con el Estado y asesorar a los empresarios, las compañías deben analizar cuáles son sus fortalezas y hacia dónde van. Reyes asegura que en la actualidad es una ventaja que las entidades estatales tengan la obligación de hacer públicos sus presupuestos anuales y los documentos de los procesos de contratación en la web.

“Hoy en día es muy sencillo porque todas las empresas deben publicar la documentación previa al pliego de condiciones definitivo en sus páginas web. Además está la página Secop, del Gobierno, en la que aparecen todos los procesos de contratación, desde los documentos previos hasta la adjudicación, e incluso los términos del futuro contrato”.

Reyes aconseja que se haga una investigación minuciosa en la que se establezca qué es lo que solicitan las entidades en los procesos de selección, cuáles son las fortalezas de la empresa para cumplir con los requisitos y para no perder tiempo, esfuerzo y dinero en contratos que no serían rentables o representarían un desgaste administrativo.

“Hace un tiempo se presentaban 300 propuestas y de esas se ganaban 15, pero hoy en día, con la posibilidad de analizar los procesos desde su inicio, es decir, desde los estudios previos, se puede hacer la evaluación para saber si es o no rentable el proyecto”.

Desde su experiencia en contratación pública, BDO ofrece un decálogo de consejos para quienes deseen mejorar su actividad contractual:

1. Monitorear

Es importante consultar a diario la página SECOP y hacer filtros de información para especificar si los procesos de contratación corresponden a servicios o bienes prestados por la empresa.

2. Analizar

Un buen método es consultar los planes de compras de las entidades públicas, que deben publicarse en la página web de acuerdo con la ley. Esto permite conocer en qué pretende invertir el presupuesto anual cada entidad, ya sea en bienes o servicios.

3. Buen inicio

Procurar participar en los procesos desde su primera etapa, es decir, desde el momento en que publican los estudios previos y de mercado, pues esto le da una idea de cuáles serán los requerimientos que en el futuro establezca la entidad en los pliegos de condiciones.

4. Constancia

Es relevante intervenir en todas las etapas en las que pueda, en especial formulando observaciones a los pre-pliegos de condiciones, a los pliegos definitivos. Además, asistir a las audiencias de aclaración de las condiciones del proceso. Esto permite que las empresas hagan sugerencias a la Administración, cambios en las reglas de juego, así como requerimientos que se ajusten más a la realidad de la empresa.

5. Cuestionar

Tener en cuenta que de acuerdo con las actuales normas de contratación pública, las respuestas que la entidad pública da a las preguntas de los proponentes tienen carácter vinculante, esto quiere decir que se convierten en verdaderas normas en el proceso de selección. Las entidades tienen la obligación de dar respuesta a todas las observaciones de manera motivada, así como publicarlas en el portal de contratación SECOP.

6. Verificar

Los proponentes deben tomarse el tiempo necesario para analizar los pliegos de condiciones. Vale la pena elaborar una lista de chequeo en la que se relacionen los requisitos habilitantes y aquellos que serán objeto de asignación de puntaje.

7. Corregir

Si es necesario, se deben subsanar los requisitos de carácter habilitante en los que se haya fallado. De acuerdo con las recientes normas y la jurisprudencia del Consejo de Estado, priman los aspectos sustanciales sobre los formales, lo que hace posible estas correcciones.

8.Examinar

Durante el periodo de evaluación los proponentes deben cerciorarse de que la entidad haya asignado el puntaje que corresponde a las ofertas. Si esto no es así, deben formularse observaciones.

9. Rigurosidad

Una observación planteada de manera seria, concreta y motivada puede generar un cambio sustancial en la evaluación del proceso. Por esto, es necesario para tener éxito en la presentación de observaciones, que estén soportadas en las normas y en el pliego de condiciones.

10. Disposición

Un buen proponente prepara de manera previa sus intervenciones para las audiencias de adjudicación, pues en este escenario se define el proceso y se sustentan posiciones que eventualmente pueden derivar en la modificación de la evaluación final y en la adjudicación del proceso.