Empresas, a correr para registrar sus bases de datos

NEGOCIOS | LA PATRIA

Solo 16 días tienen las empresas a partir de hoy para registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que administra la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

La carrera es mayor si se tiene en cuenta que, según el reporte de la Súper, a la fecha solo han hecho la tarea unas 27 mil empresas de un total estimado de 400 mil, apenas el 7%. Este es un requisito para las empresas que manejan datos personales y que están matriculadas en las cámaras de comercio.

Por esta razón, la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la SIC lanzó una alerta por el bajo número de inscripciones, pues la fecha límite es el 8 de noviembre.

Por regiones el problema es mayor. Las zonas que más inscripciones han hecho son Bogotá con 7 mil 915 registros a septiembre pasado, el 43% del potencial estimado, seguido por Antioquia (4 mil 194, el 23%), Valle del Cauca (1.952, el 11%) y Santander con 747, apenas el 4,02%. Las demás regiones tienen porcentajes del 3% y el 2% de registros y en el caso de Caldas solo iban 219, el 1% del potencial.

María Claudia Caviedes, delegada para la Protección de Datos Personales de la Superindustria, hizo un llamado para que las compañías cumplan con esta responsabilidad, pues no solo se corre el riesgo de incurrir en sanciones de hasta $1.400 millones, sino que se puede llegar al cierre del establecimiento comercial.

Con la ayuda de la SIC, de Claudia Montoya y Carolina Márquez, representantes de la empresa de propiedad intelectual Wipad, presentamos algunas recomendaciones y preguntas frecuentes sobre el registro de datos.

¿Qué es?

Es el directorio público de las bases de datos que opera en el país, administrado por la Superindustria, y de libre consulta para los ciudadanos. No obstante, la información que contiene cada base de datos no será entregada a la Superintendencia de Industria y Comercio y por ende, no estará publicada en el registro para consultas y demás.

¿Quiénes están obligados a registrar bases de datos?

Las sociedades inscritas en las cámaras de comercio y sociedades de economía mixta que recopilen, usen y almacenen información personal de sus públicos internos y externos sin importar el tamaño, el número de empleados o cantidad o tipo de datos, así las conserve en archivos electrónicos o físicos.

¿Que tipos de bases de datos se requieren?

En principio son las bases de datos personales que cada empresa tiene, incluyendo los datos de sus empleados, clientes y proveedores, pero le corresponderá a la misma empresa determinar si tiene más bases de datos. No se incluyen informes de estadísticas ni números.

¿Las empresas tienen que entregar información concreta o personal?

Según la SIC, es importante aclarar que nadie tiene que entregar información específica de sus bases datos. El registro solo consiste en llenar una serie de formularios que están en la página web de la SIC, en la que se deben entregar un reporte general sobre cuántas bases de datos maneja, cuál es su finalidad, cuántas personas tiene en su base de datos y qué tipos de datos maneja, por ejemplo, si se trata de identificación de menores o mayores de edad.

¿Para qué sirve ese registro?

Según la delegada para la Protección de Datos Personales de la Superindustria, se trata de un sistema integral de supervisión inteligente que permitirá tener un mayor control, protección y vigilancia anticipada de la información que tienen las empresas sobre hechos relacionados con información personal, quejas o incumplimientos. El objetivo es hacer un seguimiento sobre el buen manejo que hacen las empresas.

¿Eso significa que hay algún riesgo en la información?

De forma constante las empresas y las personas utilizan información y en ocasiones se maneja sin autorización de los titulares, entregando hasta información confidencial. Por esta razón se quiere tener este control, con el fin de que en cualquier momento, si hay reclamaciones o quejas, la Súper verifique si la empresa contaba con esa base de datos y declaró que tenía autorización para utilizarla o no.

¿Cuál es el costo de ese registro?

El proceso no tiene costo y las personas lo pueden realizar sin intermediarios, a través de la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio www.sic.gov.co. La recomendación previa es revisar el tipo de información que maneja la empresa, bien sea en archivos físicos o electrónicos, como mínimo de empleados, clientes o proveedores. Cada base se debe inscribir por separado.

¿Cuánto tiempo demora ese proceso?

Según la SIC, el proceso se realiza en dos pasos. Uno para recibir un usuario y contraseña. Para este proceso le piden tres datos que debe tener a la mano. El primero es el número de matrícula mercantil, en qué cámara comercio está inscrito y el correo electrónico que tiene registrado en esa cámara. El segundo paso es diligenciar el registro. Para este paso debe tener a mano su inventario de bases de datos. Por cada proceso se estima una demora entre 2 y 4 minutos, según la SIC.

¿Qué pasa si no se registran?

La Ley establece que habrá sanciones pecuniarias de hasta 2 mil salarios mínimos mensuales legales vigentes, unos $1.400 millones y la suspensión de operaciones de bases e incluso el cierre. Lograr el mayor cumplimiento posible. Además, la Superintendencia podrá ordenar la suspensión de las actividades relacionadas con las bases de datos que no aparezcan.

¿Qué pasa si hay bases falsas?

La tarea siguiente es hacer verificaciones como la finalidad de los datos, el tipo de datos, si son privados o públicos o si son sensibles, porque afectan la intimidad de las personas o lo pueden llevar a la discriminación social. La tarea es definir la seguridad que tienen, cómo clasifican esa información y el manejo que hacen de ella, dependiendo del sector y su finalidad.

Para tener en cuenta

1. Es importante que las empresas estén preparadas con datos como la cantidad de bases, el número de titulares por cada una, los medios que se utilizan para atenderlos, los tipos de datos que maneja: de identificación, ubicación, socioeconómicos, entre otros. También debe explicar la obtención de esos datos, y si cuenta con autorización de los titulares de los datos y medidas de seguridad.

2. Tenga a mano información comercial y legal disponible de la compañía para validar y confirmar en el sistema.

3. Debe saber de antemano el número de bases de datos que debe registrar.

4. Los registros históricos no desaparecen si no que se actualizan, por lo que se recomienda revisar muy bien la información antes de registrarla.