9 motivos para usar las facturas electrónicas

COLPRENSA | LA PATRIA

Desde 2015 el Gobierno Nacional viene impulsando la implementación de la factura electrónica para las transacciones comerciales en el país.

En el Decreto 2242 de ese año se establecen las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.

De acuerdo con la empresa Seres, multinacional especialista en el comercio electrónico, la realidad ha demostrado que con la factura electrónica no sólo mejoran los negocios en múltiples áreas, sino que además permite ahorrar dinero y hace más rentables las empresas.

Sin embargo, advierte que a las empresas les cuesta adoptar esta tecnología tan beneficiosa para su actividad. Por ello, presenta un decálogo de razones para implementar esta nueva herramienta.

1. Reducción de costos

La emisión electrónica de facturas permite un ahorro estimado del 67%, ya que se reducen los costes en la manipulación de papel, el recaudo de los pagos, la gestión de la tesorería, el archivo de los documentos, etc. Los costos estimados para su introducción en los sistemas internos, validación, gestión de pago y archivo también se reducen, con un ahorro del 65%.

2. Reducción de gestión

La emisión de facturas en Colombia tiene un costo por unidad de $14 mil 394, cuando se realiza en papel, y de $5 mil 305 cuando se utiliza el formato electrónico. La diferencia es aún mayor cuando se trata de recepción de facturas, que pasa de los $23 mil 355 en papel a solo $7 mil 343 en formato electrónico.

3. Ahorro de almacenamiento

Puede parecer banal cuando se libera el contenido de un cajón o un archivador, pero al extenderse a toda una empresa, puede permitir la mudanza a un espacio más reducido y el consiguiente ahorro en alquiler y suministros.

Se estima que para una factura el paso de archivo físico a archivo electrónico permite unos ahorros del 81%.

4. Disminución de tiempos

Acorta los tiempos de entrega de las facturas y reduce el proceso de pago entre empresas o entre usuarios y empresa.

En emisión, se estima que el tiempo manual dedicado a la creación, impresión, manipulación y ensobrado, envío y archivo por factura en papel es de 1 minuto y 33 segundos; mientras que con la factura electrónica, el tiempo de creación, envío y archivo pasa a ser de 30 segundos.

En recepción, con la factura en papel son necesarios unos 9 minutos para manipulación del correo, verificación y revisión de la factura, registro de datos en el sistema y archivo manual. Mientras que sólo dos minutos y 30 segundos son los que se necesitan para la recepción, verificación, revisión, registro y archivo de una factura electrónica.

5. Menos errores

La factura electrónica no tiene errores contables y si los tuvo, el sistema los rechaza. Esto hace que se reduzcan los errores humanos y que sea mucho más cómodo manejar grandes volúmenes de facturas.

6. Eliminación de tareas rutinarias

Por cada 20 facturas emitidas se ahorra más de media hora de trabajo mientras que en recepción se ahorran tres horas. Esto permitió que las personas que se dedicaban al registro manual de datos enfocaran su trabajo a labores más productivas, generando mayor eficiencia a la gestión.

7. Protección del medioambiente

Cada millón de facturas en papel representa 10 mil kilos de madera. Al pasar al formato electrónico, ese millón de facturas evita la tala de 56 árboles.

8. Aumento de la seguridad

La factura en papel puede ser copiada, escaneada, puede perderse durante el envío, puede ser modificada sin notificárselo al emisor. Entre tanto, la electrónica está cifrada con contraseña, se envía directamente del emisor a la DIAN y al receptor a través de redes seguras y contiene la firma electrónica que impide modificaciones.

9. Mejora de los resultados

La factura electrónica disminuye el DSO o periodo medio de cobranza. Menos DSO implica automáticamente menos necesidad de financiación del capital del trabajo.

La producción de una tonelada de papel implica la tala de hasta 24 árboles.