En épocas no muy pretéritas, ¿quién iba a imaginar que en una administración pública rígida y formalista como la nuestra, regida por la cultura del papel, se iba a concebir la existencia de un acto administrativo o un expediente electrónicos? Pues es esta precisamente una de las grandes innovaciones que trae el nuevo sistema jurídico administrativo implementado con la Ley 1437 de 2011 o Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA), que se ha venido examinando a lo largo de estas doce entregas.

Si se hace un recorrido por la Constitución Política de 1991, en ninguna de sus 380 disposiciones permanentes se alude a medios electrónicos como formas de realizar su gestión las entidades del Estado, por lo que ha sido un tema que se ha venido desarrollando a través de las leyes.

La exigencia del papel va a empezar a quedar en el olvido, así como ya lo son por virtud de la informática las (máquinas de escribir) Olivettis, las Remington o las Brother, e incluso las eléctricas de la IBM, o el mismo papel sellado etc.; e igual acontecerá con la obligatoriedad de acudir a los despachos públicos a pedir copias de las actuaciones, recibir notificaciones o interponer recursos, y en general para realizar la mayoría de trámites y procedimientos administrativos.

La Ley 527 de 1999 es el primer estatuto estructurado que se expidió en materia de mensajes de datos, firma digital, comercio electrónico, entidades certificadoras, etc., y que doce años después, en el 2012, se acogiera su aplicación en los procedimientos ante la administración pública en la medida de que sea compatible con su naturaleza. El actuar ante las autoridades administrativas a través de medios electrónicos se erige por virtud del citado Código de Procedimiento Administrativo en un ‘derecho’ de las personas, bajo la condición de registrar un correo electrónico en la respectiva base de datos, caso en el cual, "las autoridades continuarán la actuación por este medio", a no ser que el interesado solicite que tanto las comunicaciones como las notificaciones se le hagan por mecanismo distinto.

En ese orden, ‘documento público electrónico’ es aquel autorizado o suscrito por vía electrónica, y tiene igual validez y fuerza que el escrito, e incluso, la reproducción que de él se haga y que provenga de los respectivos archivos electrónicos tendrá el carácter de auténtico.

El ‘acto administrativo electrónico’, por su parte, consiste en la voluntad de la administración vertida o declarada a través de un medio electrónico, el cual puede ser emitido por la respectiva autoridad de acuerdo a sus competencias, bajo la condición de que "se asegure su autenticidad, integridad y disponibilidad de acuerdo con la ley", actos administrativos que podrán ser notificados también vía electrónicamente si así lo ha aceptado el interesado, sin que ello obste para que en el transcurso de la actuación, como se expuso, aquel solicite por ejemplo la notificación en forma personal.

El ‘expediente electrónico’ lo conforma el conjunto de documentos electrónicos relacionados con un procedimiento administrativo, "cualquiera que sea el tipo de información que contengan", los cuales van foliados (un número para cada folio) a través de un "índice electrónico" con la finalidad de garantizar la integridad del expediente, permitiendo su recuperación.

La primera parte del CPACA regula también otros aspectos sobre la materia, como la forma de recepción de los documentos electrónicos; cómo es la prueba de ese recibido y la del envío de mensajes de datos por parte de las autoridades, a igualmente autoriza "sesiones virtuales" de órganos colegiados, como comités, consejos o juntas directivas, pudiendo a través de ese mecanismo, deliberar, votar y tomar decisiones a través de "medios electrónicos idóneos", dejando las correspondientes constancias de las actuaciones. La Ley 1437 en referencia autorizó al Gobierno Nacional para la implementación de estándares y protocolos en el uso de los medios electrónicos en las actuaciones de la administración pública.

La adaptación de las entidades administrativas a los medios electrónicos a la mayor brevedad, con la concurrencia desde luego de la comunidad, traerá inconmensurables ahorros y beneficios no solo para el Estado sino para la misma colectividad y, por supuesto, al medio ambiente.