No se debe confundir lo que es el trámite de ‘jurisdicción coactiva’ con el ‘proceso ejecutivo’ propiamente dicho.

El primero es una actividad estrictamente ‘administrativa’ (no judicial) que se realiza ante autoridades del orden ejecutivo facultadas legalmente para realizar cobro coactivo; en otros términos, con la jurisdicción coactiva lo que se busca es forzar, en sede administrativa, por el órgano investido de jurisdicción coactiva, el pago de un crédito constituido en favor de una entidad pública. En este tipo de actuaciones no existen formalmente "partes" como en el proceso judicial, pues de un lado es, por privilegio, la propia administración pública acreedora, la que persigue u obliga directamente el pago de lo que se le adeuda (multa, impuesto, etc.), y el ejecutado o sujeto pasivo del crédito, que es el deudor.

El proceso ejecutivo, por su parte, es de naturaleza eminentemente judicial, se tramita ante un juez a instancia de parte (demandante) que pretende de otra (demandado) el cumplimiento forzado de una obligación, generalmente dineraria, plasmada en un título catalogado como "ejecutivo", que es aquel que contiene una obligación "clara" (diáfana, indudable), "expresa" (consignada en un documento) y "exigible" (no sometida a plazo o condición), proveniente del deudor, o emanada de una providencia judicial, o de proveídos de policía que aprueben liquidación de costas o fijen honorarios de auxiliares de la justicia, etc.

Para los efectos de este estudio deben abordarse simultáneamente dos preceptos de la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, artículos 99 y 297) que aluden a "títulos ejecutivos", sin dejar de acudir por supuesto, a lo que indica el novel Código General del Proceso (Ley 1564/12, artículo 469) que sustituirá al actual Código de Procedimiento Civil (Ver artículo 562), para entender cuáles se exigen por vía administrativa (cobro por jurisdicción coactiva), o por vía judicial (a través del proceso ejecutivo).

En ese orden, por jurisdicción coactiva se persiguen los créditos contenidos en actos administrativos ejecutoriados (en firme) que impongan legalmente a favor de "entidades públicas" (se entienden como tales cualquier órgano u organismo estatal sin importar su denominación, así como las sociedades o empresas y entes con aportes del Estado con participación del 50% o más de capital oficial) la obligación de pagar una suma líquida de dinero; las sentencias y demás decisiones jurisdiccionales ejecutoriadas que impongan a favor del Tesoro Nacional, o de una entidad pública, la obligación de pagar una suma líquida de dinero; los contratos o documentos en que constan las garantías, junto con el acto administrativo que declara el incumplimiento o la caducidad de aquellos, así como los actos administrativos que se dicten con ocasión de la actividad contractual y que determinen sumas de dinero en favor de la entidad pública; las garantías, distintas a las contractuales, que se presten por cualquier concepto constituidas en favor de las entidades públicas, integradas con el respectivo acto administrativo que declare la obligación; las demás obligaciones que consten en documentos y que provengan del deudor. El Código General del Proceso enlista las obligaciones contenidas en los siguientes títulos para que se ejecuten también por jurisdicción coactiva: Los alcances líquidos declarados por las contralorías contra responsables del erario que estén contenidos en actos administrativos definitivos y ejecutoriados; las providencias judiciales y las resoluciones de funcionarios administrativos o de policía, debidamente ejecutoriadas, que impongan multas en favor de las entidades de derecho público, en el segundo evento, si no se ha establecido otra forma de recaudo; las liquidaciones de impuestos contenidas en providencias (actos) ejecutoriadas y a cargo de los contribuyentes, etc.

Pero cuando la obligación está contenida en un título ejecutivo cuyo deudor es una entidad del Estado, se debe acudir al proceso ejecutivo. Ente ellas están las condenas contra entidades públicas dispuestas en sentencias, o las derivadas en otras decisiones en firme que se emitan con ocasión del desarrollo de los mecanismos alternativos de solución de conflictos (v. gr. conciliaciones), en los que aquellas quedan obligadas a pagar sumas de dinero; así como los actos administrativos ejecutoriados que reconozcan un derecho o la existencia de una obligación clara, expresa y exigible a cargo de la respectiva "entidad" (no autoridad) administrativa.

Tratándose de sentencias de condena contra una entidad pública en que consten sumas de dinero, si al cabo de un (1) año de ejecutoriada la sentencia, o de la fecha que en aquella se señale, el ente público no ha pagado, el juez que profirió el fallo está en la obligación, sin excepción alguna, de ordenar el cumplimiento inmediato. Si se trata de decisiones relacionados con mecanismos alternativos de solución de conflictos, esa orden de inmediato cumplimiento se debe dar a los seis (6) meses de ejecutoriada la respectiva providencias, o contados a partir de la fecha que señale el auto. La competencia del respectivo funcionario judicial se da por los factores territoriales y de cuantía.

Las condenas impuestas contra entidades públicas consistentes en la liquidación o pago de una suma de dinero, deben cumplirse por el respectivo organismo dentro de un lapso de diez (10) meses, en caso contrario, vencido ese plazo, se pueden ejecutar a través del proceso ejecutivo ante la misma jurisdicción de lo contencioso administrativo.