Suba su empresa a la nube y hágala más competitiva

Adriana Osorio

NEGOCIOS | LA PATRIA

Llegar a más clientes y a menor costo es, sin duda, el principal objetivo de las empresas.

Algunas compañías se quejan de sus resultados o no entienden por qué a la competencia les va mejor, pero no se han dado cuenta que posiblemente mantienen en sus negocios sistemas del siglo pasado, como lo hacían nuestros abuelos.

Hoy, cualquier empresa, sin importar su tamaño, puede acceder de manera fácil y a menores costos a herramientas tecnológicas modernas, que permiten competir con más fuerza en el mercado y gastando menos.

Entre estas opciones se cuenta el denominado supermercado virtual “la nube”, en donde se pueden adquirir diferentes soluciones que se ajustan a las necesidades de cada empresa.

La multinacional Claro da seis consejos básicos para sobrevivir a la competencia con solo subirse a la “nube”:

1. Mantener siempre conectados con los clientes

* Un cliente que recibe una rápida respuesta, siente una compañía constante y seguramente volverá.

* Las empresas exitosas saben que hoy en día el correo electrónico se ha convertido en una herramienta que facilita esta comunicación, pues acorta distancias y tiene el beneficio de la inmediatez para enviar y recibir mensajes que contienen archivos anexos, música, video, fotos y demás.

* Así funciona la solución de correo empresas, en la que además de estas funciones, puede tener cuentas de e-mail con el nombre de la empresa, de tal modo que quedan así, por ejemplo: adiaz@el nombredesuempresa.com.co, lo cual genera un alto nivel de credibilidad y reconocimiento.

2. Cambiar los cuadernos contables por software

*Llevar las cuentas en un cuaderno cuadriculado o acumular talonarios de facturación, que se pueden extraviar fácilmente, causa dolores de cabeza y alejan a la empresa de tener un buen manejo de información. Sobre todo cuando debe presentar cuentas a la DIAN, entregar una certificación, carta o comprobante.

*Si bien todo esto hoy está en el computador, es necesario tener programas básicos para organizar toda el área administrativa. Tal es el caso de Office 365, que le permite mejorar la productividad de la empresa, al disponer y compartir los archivos de Word, Excel, PowerPoint y correo en cualquier momento y lugar.

3. Ahorrar al máximo en tiempo y plata

* Si es de los que gastan horas en un bus o taxi para visitar a sus clientes o viaja de una ciudad a otra para atenderlos de urgencia, además comprando pasajes costosos, lo que necesita es entrar en el mundo de la videoconferencia.

* Con esta herramienta, que está en la nube, se pueden organizar reuniones en tiempo real con varias personas a la vez, a través de la solución "Conferencia Web Empresas", con la cual además de poder interactuar con cada uno, puede compartir documentos, videos, fotografías, presentaciones y más. Así, la idea de gastar menos tiempo y plata deja de ser un sueño y se convierte en una realidad.

4. Cuidar los contactos e información

* “¡Ayy!, se me perdió la agenda”, es una exclamación común entre los empresarios que aún no han entrado a la nube. Aunque por mucho tiempo el “lápiz y el papel” fueron la carta de salvación, hoy en día no son los elementos más seguros para guardar información valiosa. Entre ellos los datos de los clientes, vitales en la parte administrativa, comercial y legal, y que generalmente se suele dejar en archivos y cajones de escritorio.

* Por eso, se hace necesario contar con una herramienta como "Respaldo en Línea", que le permite guardar la información de manera segura y consultarla cuando la necesite, sin temor a que se pierda o se borre la tinta.

5. Asegurar los equipos de virus

* Seguramente como empresario, en alguna ocasión ha pensado que tener computador e internet no es la mejor decisión porque un virus acaba con la información o pone lento el equipo.

* Si es así, la solución es adquirir "Seguridad Empresas", que le permiten a las compañías proteger todo el tiempo su red y dispositivos con acceso a internet, de clonaciones, robos, espías, virus y correos no deseados.

6. Más allá del barrio o el vecino

* No hay que conformarse con clientes que llegan al negocio por casualidad, sino buscarlos en todos los países. Hoy en día esto se logra con una página web, que hace las veces de vitrina en línea, siempre disponible para vender, y a la que cualquier persona pueda acceder para conocer los productos o servicios, promociones, la última colección, el equipo de trabajo de una compañía y contactarlo de inmediato. 

Gobierno le apuesta al teletrabajo*

Se estima que la modalidad de teletrabajo puede incrementar la productividad del empleado hasta en 40%. “Al reducir el desplazamiento, hay más tiempo para la productividad. El ser humano está mucho más descansado”, asegura Marta Luz Restrepo, vicepresidente del mercado Nearshore de Teleperfomance.

Con la adopción del teletrabajo hay una mayor flexibilidad horaria y de espacio para planificar, conciliar la vida laboral con la familiar y, por supuesto, ahorrar el tiempo de desplazamiento, tal como lo dice el Informe Mensual de Mercado Laboral, realizado por el Centro de Investigación Económica y Social, Fedesarrollo.

Según el documento, la cantidad de teletrabajadores se ha cuadruplicado en lo corrido del siglo XXI, hasta llegar a 40 millones de personas. Sin embargo, en Colombia el conocimiento sobre este sistema es precario.

En Colombia hay 50 organizaciones comprometidas con la modalidad laboral a distancia, a través del Pacto por el Teletrabajo que impulsa el Gobierno, de las cuales 40 son empresas privadas. Según cifras del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (Mintic), esto permite logros, como reducir en cerca del 63% el ausentismo, y en el 25% los retiros voluntarios de empleados. Además aumenta en el 23% la productividad, reduce en el 18% los costos fijos de la planta.

*Información de Colprensa.