Cinco claves para controlar el tiempo

Salió de una reunión y sintió que estuvo en "calidad de bulto". Usted habla y sospecha que la audiencia sale a hacer el mercado mentalmente. Se quedó sin hora de almuerzo. Llegó a la casa y lo recibió la mirada acusante del hijo porque olvidó llevarle la cartulina.

Esas son algunas de las situaciones que según la especialista Luz Mercedes Mejía podrían evitarse si se logran dominar estrategias para la administración eficiente del tiempo.

La experta -que tiene una empresa homónima dedicada al coaching, liderazgo y gestión del cambio- suma 18 años de experiencia asesorando empresas y sabe que una de las principales dificultades en las compañías es lo que suele llamarse "reunionitis".

En ese sentido, las recomendaciones de Mejía se basan principalmente en los protocolos que se deben seguir en las reuniones, las capacidades del cerebro, la eliminación de malos hábitos y la importancia de la buena comunicación.

PROTOCOLO PARA LAS REUNIONES

Una reunión efectiva debe tener un propósito específico que se comunica desde el principio. Se deben citar máximo siete personas, que tomen decisiones y tengan información del tema, de lo contrario se corre el riesgo de que el citado se sienta en calidad de “bulto”. Se requieren roles: líder, facilitador, redactor, colaborador y experto (se opone con argumentos a lo que está expuesto). Es necesario una promesa básica de tiempo (“tenemos 20 minutos para definir”) y comunicar los resultados esperados de la reunión.

TENEMOS 40 MINUTOS DE CEREBRO

Advierte Luz Mercedes Mejía que después de 40 minutos resulta una proeza mantener la atención de la audiencia en una reunión porque el cerebro no logra mantener más tiempo la concentración en un mismo tema.

Resulta, además, que el cerebro logra aceptar cinco, máximo siete instrucciones, sin procesarlas. Es necesario tener eso presente para citar reuniones y también cuando se están planeando las actividades diarias. “Se debe definir el objetivo del día en una sola palabra”, recomienda.

APRENDER A DECIR UN BUEN NO

El estrés es uno de los factores que inciden más negativamente en la administración del tiempo. Para prevenirlo, una de las sugerencias es evitar decirle sí a todas las tareas que se le proponen porque al final el tiempo no le alcanzará. Es más acertado decir no, pero un “no” que se dice en buen tono, que explica por qué no y ofrece alternativas. Es clave, también, respetar los ciclos circadianos y no forzar el cerebro a las entregas de último minuto porque eso representa una exigencia física que pasa factura.

EVITAR LLENARSE DE URGENTES

Luz Mercedes Mejía señala que muchas personas suelen irse a vivir a la palabra “urgente” y terminan agobiadas. Recomienda, por eso, una matriz llamada ABC para organizar la semana. Consiste en darle categoría A a los temas más importantes y productivos, hay que dedicarse a ellos en primer lugar y no son delegables. Los de la B son de relativa importancia y uno se dedica a ellos si logra terminar los de A. En la categoría C están los temas poco importantes y nunca se debe empezar por ellos.

LA COMUNICACIÓN PODEROSA

Los reprocesos son una de las principales causas de la pérdida de tiempo en las compañías y para evitarlos la especialista recomienda adquirir un modelo de conversación poderosa. Requiere conocer la situación actual, tener clara la deseada y ser siempre asertivos. Ese modelo adquiere sentido si tiene claro el objetivo (¿Para qué quiero reunirme con usted?), la realidad (¿Qué está pasando?, ¿desde cuándo?), las opciones (¿Qué alternativas le han dado?), y definir los compromisos de los involucrados.