Recuerde los trámites si piensa legalizar su negocio

Adriana Osorio

LA PATRIA|MANIZALES

Cuatro meses les tomó a los integrantes de la Asociación de emprendedores de la Universidad de Caldas legalizar su entidad. Esta semana terminó el proceso.

Óscar Mauricio Castro Quintero, representante de la asociación, dice que más que difícil es dispendioso, pero lo hicieron porque esperan que la formalidad les dé beneficios, como participar en contratos y recibir capacitaciones. “Tuvimos que sacar RUT, hacer varios trámites y pagar cerca de 68 mil pesos por la matrícula”, explica.

Un caso de legalización más rápido es el de Cristian Ramírez, integrante de Estoa arquitectura, que empezó a operar este año y cuya función es prestar asesoría. “Lo hicimos con la modalidad de persona natural representado con un nombre de establecimiento. Es la más sencilla y en media hora quedó listo el trámite”, cuenta Ramírez, y agrega que ser legales les ha dado la posibilidad de contratar con grandes empresas, pues estas siempre buscan a quienes tengan papeles en orden.

El trámite varía entre persona natural y jurídica. Por eso, Lida Yuled Noreña Castrillón, coordinadora del Centro de Atención Empresarial de la Cámara de Comercio de Manizales, explica los pasos para las dos formas de constitución.

Persona natural

1: Consultas virtuales

Confirme que el nombre que quiere usar para su nueva empresa no ha sido registrado. Además, consulte la clasificación de actividad económica de su negocio. Ambos trámites se hacen en la página web www.crearempresa.com.co.

2: Requisitos y documentos necesarios

* Fotocopia del documento de identidad y llevar el original.

* Formulario del Registro Único Tributario (RUT) (ver requisitos en el paso 3).

* Formularios Registro Único Empresarial. Para obtenerlo debe ingresar a www.crearempresa.com.co por el link “regístrese” donde el sistema le asignará una contraseña para luego acceder a la plataforma y elaborar el mismo.

* Formulario adicional de registro con otras entidades.

* Informar ficha catastral y área en metros cuadrados del lugar donde funciona el establecimiento de comercio.

3: Registro Único Tributario (RUT)

El número de identificación tributaria (NIT) constituye el código de identificación de los inscritos en el RUT, administrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN):

a. Si ya tiene, debe presentar fotocopia del formulario RUT.

b. Si aún no tiene, la Cámara de Comercio realizará este trámite presentando:

- Original y fotocopia del documento de identidad.

- Original y fotocopia de un recibo de servicio público domiciliario (agua, luz, teléfono, gas), o del Boletín de - Nomenclatura Catastral correspondiente al año de la inscripción.

- Última declaración del Impuesto Predial o recibo pagado, que debe corresponder a la dirección que se va a informar en el formulario de inscripción en el RUT. En los lugares donde no exista nomenclatura, se puede presentar certificación de la autoridad municipal correspondiente, en la cual conste esta situación, con fecha de expedición no mayor a dos meses.

- Cuando el trámite se realice a través de un tercero, el apoderado debe ser abogado titulado presentando copia del poder.

- Formulario borrador del RUT (Pre-Rut), para tal efecto debe seguir los siguientes pasos:

Ingrese al portal www.crearempresa.com.co por el link “regístrese” donde el sistema le asignará una contraseña para luego ingresar a la plataforma

* Link en inscripción del RUT

* Seleccione la opción "solicitud inscripción RUT"

* En la ventana: "tipo inscripción" seleccione "Cámara de Comercio", luego haga clic en continuar.

* En el espacio en el que solicitan el número del formulario, (deberá completarlo si ingresó previamente a diligenciar un borrador del formulario. De lo contrario, no digite ninguna información), haga clic en continuar y complete el formulario RUT.

* Imprima el formulario RUT que saldrá con la leyenda "para trámite en Cámara" el cual contiene el número de formulario (casilla 4) que debe ser registrado en el "Formulario Adicional de Registro con otras entidades" en las casillas correspondientes al "Número de Formulario DIAN".

Si la persona natural es responsable del Impuesto sobre las Ventas del Régimen Común, es importador o exportador (salvo que se trate de un importador ocasional), debe adicionar constancia de titularidad de cuenta corriente o de ahorros activa con fecha de expedición no mayor a un (1) mes.

4. Registro en Cámara de Comercio y otras entidades

Presentación ante la Cámara de Comercio de los documentos necesarios y cancelación de los derechos correspondientes para realizar la matrícula mercantil, matrícula ante Industria y Comercio, y por lo tanto, queda obligado a presentar las declaraciones anuales en los plazos establecidos por la Alcaldía de Manizales. Las secretarías de Planeación, Gobierno y Salud Municipal quedan informadas, para realizar las visitas de inspección, vigilancia y verificar el cumplimiento de los requisitos de ley.

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Persona jurídica

1. Consultas virtuales

Confirme que el nombre que quiere usar para su nueva empresa no ha sido registrado, y consulte la actividad económica de su empresa en el portal www.crearempresa.com.co. Además, debe consultar el tipo de sociedad que conformará.

2. Elaborar el documento de constitución de la sociedad

* Para obtenerlo ingrese en www.crearempresa.com.co por el link “regístrese”, donde el sistema le asignará una contraseña para luego acceder a la plataforma y elaborar el documento de constitución:

* Minuta de constitución: Por documento privado si la empresa a constituir posee activos totales por valor inferior a 500 salarios mínimos mensuales legales vigentes o una planta de personal no superior a 10 trabajadores y no se aportan bienes inmuebles (Ley 1014 de 2006, Decreto 4463 de 2006)

* Nota: Independiente del valor de los activos o de la planta de personal, también podrá constituir su empresa por documento privado a través de la figura de Sociedad por Acciones Simplificada con las formalidades que establece la Ley 1258 de 2008.

* Tenga en cuenta que el documento privado debe contener presentación personal de los socios o accionistas en la Cámara de Comercio al momento de presentarlo para registro, o con reconocimiento de firma y contenido ante Notario.

* Escritura pública: En cualquier notaría sin importar el valor de los activos o el número de trabajadores, según lo establecido en el Artículo 110 del Código de Comercio.

* Cuando se aporten bienes inmuebles, el documento de constitución deberá ser por escritura pública, el impuesto de registro deberá ser cancelado en Oficina de instrumentos públicos y presentar copia del recibo o certificado de libertad que acredite la inscripción previa de la escritura pública en esa oficina, al momento de presentar los documentos.

* Al terminar el documento de constitución, el sitio web le ofrece la posibilidad de enviarlo a la Cámara de Comercio para que sea revisado previamente por un abogado.

3. Documentos necesarios

* Documento de constitución (paso 2).

* Original y fotocopia del documento de identidad del representante legal.

* Formulario del RUT (ver requisitos en el paso 4).

* Formularios Registro Único Empresarial. Para la obtención del formulario, ingrese a www.crearempresa.com.co por el link “regístrese” donde le asignarán una contraseña para acceder a la plataforma y elaborar el mismo.

* Informar ficha catastral y área en metros cuadrados del lugar donde funciona el establecimiento de comercio si lo hay.

4. Registro Único Tributario (RUT)

El número de identificación tributaria (NIT) constituye el código de identificación de los inscritos en el RUT, administrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN):

* Presentación del representante legal o a través de un apoderado debidamente acreditado; el apoderado debe ser abogado titulado.

* Fotocopia del documento de identidad de quien realiza el trámite, y presentar el original.

* Orinal y fotocopia de un recibo de servicio público domiciliario (agua, luz, teléfono, gas) o del Boletín de Nomenclatura Catastral correspondiente al año de la inscripción.

* Última declaración del impuesto predial o recibo pagado, que debe corresponder a la dirección que se va a informar en el formulario de inscripción en el RUT. En los lugares donde no exista nomenclatura, se puede presentar certificación de la autoridad municipal correspondiente, en la cual conste esta situación, con fecha de expedición no mayor a dos meses.

* Reporte de actividad económica (código CIIU) y responsabilidades

Formulario borrador del Rut (Pre-Rut), para tal efecto debe seguir los siguientes pasos:

Ingrese al portal www.crearempresa.com.co por el link “regístrese”, el sistema le asignará una contraseña para luego acceder a la plataforma

Link en inscripción del Rut

Seleccione la opción "solicitud inscripción RUT"

En la ventana de "tipo inscripción" seleccione "Cámara de Comercio", luego haga clic en continuar.

En el espacio en el que solicitan el número del formulario, (deberá diligenciarlo si ingresó previamente a completar un borrador del formulario. De lo contrario, no digite ninguna información), haga clic en continuar y diligencie el formulario RUT.

Imprima el formulario RUT que saldrá con la leyenda "para trámite en Cámara" el cual contiene el número de formulario (casilla 4) que debe ser registrado en el "Formulario Adicional de Registro con otras entidades" en las casillas correspondientes al "Número de Formulario DIAN".

La Cámara de Comercio generará el formato 1648 “Información Número Identificación Tributaria” y lo entregará al representante legal o apoderado.

La persona jurídica solicitará la apertura de la cuenta corriente o de ahorros, presentando el formato 1648 y el certificado de existencia y representación legal correspondiente.

Una vez obtenga la constancia de la titularidad de la cuenta corriente o de ahorros, el interesado formalizará la inscripción ante la DIAN, donde obtendrá el Certificado de Inscripción en el RUT.

En el caso de que el interesado no haya presentado ante la DIAN la constancia de la titularidad de la cuenta corriente o de ahorros dentro de los 30 días calendario, contados a partir de la fecha de expedición del formato 1648, la DIAN reportará a las Cámaras de Comercio el cambio de estado del Nit, eliminándolo de los certificados.

5. Registro en Cámara de Comercio y otras entidades

Presentación ante la Cámara de Comercio de los documentos necesarios del paso 3 y cancelación de los derechos correspondientes para realizar la matrícula mercantil, matrícula ante Industria y Comercio y por lo tanto, queda obligado a presentar las declaraciones cada año en los plazos establecidos por la Alcaldía de Manizales. Las secretarías de Planeación, Gobierno y Salud Municipal quedan informadas, para realizar las visitas de inspección, vigilancia y verificar el cumplimiento de todos los requisitos de ley.

El dato

Si los interesados en legalizar su empresa o negocio tienen dudas, estas se las resolverán en el Centro de Atención Empresarial (CAE), en la Cámara de Comercio de Manizales. El horario es de lunes a viernes, de 8:00 a 12:00 del día, y de y 2:00 a 5:00 de la tarde.