Prepare su empresa antes de pensar en ferias y ruedas de negocios

Adriana Osorio

LA PATRIA|MANIZALES

Dos instrumentos de promoción de productos cada vez toman más fuerza entre los empresarios: las ferias y las ruedas de negocios. Ambos son métodos para buscar contactos y conquistar nuevos clientes.

Estas formas de explorar mercados son, sin duda, eficientes y pueden resultar muy beneficiosas para las empresas, pero el secreto del éxito está en saber utilizarlas. Melva Lucía Jiménez, consultora de la Cámara de Comercio de Manizales, enseña a los empresarios las pautas para lograr éxito en estos eventos. La capacitación acerca del tema la brinda la Cámara, mediante el programa Manizales y Caldas emprenden.

Ferias comerciales

Los fines

* No siempre es para exhibir productos, lo que se busca es promocionarlos, aunque también se hacen ventas directas.

* La importancia de asistir es que una empresa que no vende ni exhibe fracasa.

* La participación debe ser un proceso planificado, ordenado, estructurado. Esto llevará al éxito en la actividad.

* El empresario debe asistir personalmente con un grupo de trabajo, no enviar a un vendedor, pues debe ser el responsable de su empresa, aportarle a la imagen. Esto debido a que en una feria también encontrará compradores mayoristas que no quieren hacer negocios con un vendedor.

* Busca ampliar mercados en el plano local regional y nacional. Si es una feria internacional el nombre se da porque visitantes de varias partes del mundo

* Pueden ser públicas, en las que cualquier ciudadano puede asistir, o cerrado, solo para compradores.

* Este evento tiene un modelo comercial de venta directa, por lo que se necesitan productos disponibles en el momento. * Está segmentada de acuerdo a intereses. Tiene un foco principal de visitantes.

* Está dirigida a un sector empresarial.

* Es un mecanismo para medirse con la competencia, por lo que las diferentes empresas del sector están casi obligadas a asistir.

Qué hacer si quiere asistir el empresario debe:

* Hacer un ejercicio inicial de seleccionar la feria adecuada para su negocio, de acuerdo con su sector económico.

* Planear el presupuesto: cuánto me vale el stand, la decoración, el desplazamiento, el alojamiento, la alimentación, los fletes, la instalación de luces, la bodega, entre otras necesidades. Esto es necesario aclararlo pues muchos empresarios que asisten por primera vez solo piensan en el costo del estand.

* Definir los productos: tener claro cuáles va a llevar a la feria. No todos son para estos eventos, es necesario elegir los que tenga en mayor volumen, que sean fáciles de transportar, que no tenga problemas al moverlos por fragilidad.

Publicidad y promoción en la feria

* Tener en cuenta que debe llevar muestras gratis, volantes, tarjetas de presentación y a veces discos compactos con información de los productos y de la empresa. Estos últimos se necesitan para los grandes compradores.

* Si es una empresa de alimentos, debe tener en cuenta las degustaciones que brindará.

* Definir cuál es el equipo de trabajo que lo va acompañar en el evento. Lo recomendable es llevar personas que conozcan muy bien la empresa y los productos.

* Esas personas que acompañen al empresario deben ser seguras de lo que hablan, amables, cordiales, con buena expresión corporal, que les guste vender y que estén atentas a tener ordenado el estand. Además, que gocen de buena salud, pues las jornadas son mínimo de 12 horas en el día, casi siempre de pie.

* La experta recomienda que antes de la feria en la empresa se elabore una maqueta lo más real posible del estand como va a quedar en el evento. Luego se le toma una foto, que servirá de guía para hacer el montaje real durante la feria.

* Evitar la improvisación en aspectos de logística ayuda a tener mejores resultados.

El éxito de participar en una feria se mide así:

1. Evaluación cuantitativa: cuántos contactos de clientes potenciales, ventas netas y compromisos generados y pedidos para entrega post feria.

2. Evaluación cualitativa: cómo le fue a la empresa, cómo califico la feria, cómo estuvo la preparación y qué errores hay por corregir, y calificación del equipo de trabajo, Además, cómo le pareció la calidad de los visitantes y de los organizadores del evento.

Ruedas de negocios

Características

* Las ruedas de negocios buscan ampliar mercados en el plano nacional e internacional.

* Son espacios a los que solo asisten empresas compradoras y vendedoras. Está prohibido el público. Es un evento cerrado y está orientado a segmentos económicos específicos.

* Es un modelo comercial orientado a conocer la oferta y demanda de productos y servicios.

* Es una oportunidad para que la empresa acceda a compradores que son difíciles de contactar. Mediante estos eventos se ingresa a clientes específicos de gustos específicos.

* El organizador de la rueda es el encargado de llevar compradores de la sección específica para la que se hace el evento.

* Garantiza a tener acceso a toda la lista de compradores que van a asistir.

* Las citas duran entre 20 y 40 minutos y por lo general cada empresario hace entre 12 y 14 citas.

* El 90% del montaje es virtual, pues las citaciones y contactos se realizan por internet. La cita es la única actividad presencial.

Antes y durante

* Vendedores y compradores escogen las citas y tienen un plazo para esto, de acuerdo con los intereses.

* 15 días antes de la rueda ya se tiene definido cuáles son los compradores con los que se va a reunir.

* Tiene que aprender a hacer rendir el tiempo de la cita, que siempre se mide con cronómetro. Solo hay tiempo para saludar, presentar la empresa, llegar a acuerdos y despedirse.

* Escuchar al comprador sobre como ingresar los productos al país.

* Tener claro el objetivo de cada cita, para saber qué ofrecerle a cada comprador.

* Recomiendan no tener un guión de conversación, sino que el empresario sea espontáneo, pues sus conocimientos de la empresa lo permiten.

* No hablar más de lo necesario. Ser muy selectivos en lo que se le contará al comprador. Importa más la calidd de la información que la cantidad.

* Es fundamental llevar catálogos, muestras físicas y tarjetas de presentación

* Tener organizados los equipos de cómputo, con los materiales necesarios para cada cita.

* Tener en cuenta y cumplir las recomendaciones del comité organizador.

* Para lograr éxito en la rueda debe documentar la mayor cantidad de información del comprador. Para esto recomiendan hacer una ficha por cada cliente, en la que se anotan los compromisos a los que llegaron.

* A pesar de que en las ruedas de negocios los encuentros son con directivos de la empresa compradora, es bueno solicitar otro contacto que pueda servir de puente en caso de que el directivo se ausente de la compañía o no pueda atender llamadas.

* Llevar un argumento preparado sobre la empresa y el producto le da seguridad al empresario.

* Los resultados de la ruedas de negocios empiezan cuando el evento termina.

* Es necesario revisar la lista de compromisos y ser muy juiciosos en el cumplimiento con los potenciales clientes, como con el envío de muestras, cotizaciones e información que le solicite la empresa compradora.

El dato

La asesora Melva Lucía Jiménez, quien capacita a empresarios de Manizales, recomienda que a las ferias y ruedas de negocios asistan empresas que tengan por lo menos dos años de trayectoria para no arriesgarse a posibles fracasos, pues una empresa que aún no ha madurado no siempre tiene cómo responder a los clientes.#