Facturación electrónica impone retos

NEGOCIOS | LA PATRIA

¿Cuál es el impacto de la facturación electrónica en los negocios? ¿Por qué es relevante para el país esta tecnología?, y ¿por qué es útil para mejorar la relación cliente - proveedor?

Estas preguntas se las plantean varias empresas, usuarios y comerciantes ante la entrada en vigencia de esta medida a partir del 1 de enero del 2019.

Santiago Rojas, director de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), sostuvo que el proceso va por buen camino y que las empresas privadas tienen un papel importante en su implementación. Asimismo afirmó que las bondades incluyen una reducción del 50% en la evasión del IVA .

"La facturación electrónica, permitirá tener información más acertada, datos en línea y sistematizados. Eso para el país va a significar un paso importante, porque habrá mayor trazabilidad para controlar la evasión”, precisó.

Recordó que el modelo chileno, que se basa en el análisis de información y la entrega de la factura 48 horas después, es el camino que sigue Colombia. El próximo reto será el de disminuir los tiempos de envío de la factura.

Otro es responder ante las cerca de 2 mil millones de facturas que se procesan al año. “El manejo de datos será gigante y esas 49 prestadoras seguramente se reducirán, pues se necesitarán compañías mucho más especializadas que se encarguen de filtrar y cruzar datos”, agregó.

Tareas pendientes

Victoria Virviescas, presidente ejecutiva de la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico, aseguró que existen retos paralelos al momento de hacer el cambio. “Celebramos que las firmas lo hagan, pero hay que poner el ojo sobre el correcto manejo de datos personales, la recolección de grandes cantidades de información y su sistematización, son las tareas más urgentes”.

Planteó que los tiempos estipulados y el cambio en el método de facturación podría ser un palo en la rueda.

Cambios

Ya hay ejemplos. La empresa Cadena Digital entendió la oportunidad que suponía este paso tecnológico. Así lo relató, Luis Alfonso Villegas, gerente de nuevos negocios de la compañía.

“La facturación electrónica más que una obligación es una oportunidad. Si nos quedamos en el negocio tradicional es probable que nos vayamos a extinguir, es la evolución natural para tener excelentes resultados”, afirmó.

"Además es la manera de formalizar a las empresas, pues aquellas que ya iniciaron los procesos impulsarán a su cadena a involucrarse en este cuento, lo que terminará transformándolas digitalmente", dijo.

El director de la DIAN explicó que en el proceso de facturar electrónicamente los empresarios tienen dos caminos, implantar un software que así lo permita o contratar un proveedor tecnológico. "Lo recomendable es que revise su core business (gestión empresarial) para definir estas opciones.

La facturación electrónica también toca temas sensibles como las modificaciones técnicas en la empresa. Para Darío Múnera, jefe de derecho comercial y público en la Andi hay que hacer un análisis técnico juicioso dentro de las empresas para cambiar los modos de trabajo. “Es necesario que exista una capacitación formal para las distintas áreas empresariales, es vital que los empleados reciban la mayor información posible de calidad”, dijo.

¿Qué es una factura electrónica?

Es el documento que soporta las transacciones de venta bienes y/o servicios. Se hace a través de un software que permite el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen en el Decreto 2242 y que habla sobre la expedición, recibo, rechazo y conservación del recibo.

¿Qué debe tener la factura?

* El formato XML, definido por la DIAN. Este sistema permite organizar y etiquetar los documentos. Se define como lenguaje de marcas (Extensible Markup Language, por sus siglas en inglés) y es una adaptación del estándar SGML (Standard Generalized Markup Language).

* La firma digital de un representante de la entidad que la emite.

* Un código único de factura electrónica. Deberá tener números y letras, y la clave de control que otorga la DIAN.

* Quien emita la factura debe entregarla también a la DIAN para lo cual tiene un plazo de 48 horas.

Los pasos

Paola Arce, gerente senior de la División de Impuestos en la consultora Deloitte, expuso cuáles son los cambios internos que se vienen con la facturación electrónica para las compañías.

1. Seleccionar el proveedor tecnológico que dé bases técnicas suficientes para la modificación.

2. Analizar los procesos de emisión y recepción de la factura y hacer las pruebas a partir del primero de junio.

3. Iniciar el proceso de habilitación un mes después y gestionar el envío de la factura.

4. Llevar a cabo la solicitud de numeración para el recibo.

Seguridad

En los aspectos técnicos se deberán tener en cuenta varios aspectos. Uno, garantizar la seguridad digital que proteja los datos de las transacciones. La otra variable es mirar qué nivel técnico es el que necesita la compañía.

Felipe Villamil, gerente de facturación electrónica en Colombia para Indra, dijo que los procesos de seguridad están garantizados y que las compañías no podrán funcionar sin estándares de seguridad internacional.

Algunas dudas

¿Las entidades públicas también deben migrar a facturación electrónica? ¿Cómo son los procesos para ellas?

Sí. Están dentro del grupo de seleccionados. El proceso que deberán realizar es el mismo establecido para los demás contribuyentes seleccionados para facturar electrónicamente.

¿Qué costó tiene para una empresa el proveedor tecnológico?

Dependerá del tipo de solución que requiera la empresa. Puede ir desde una solución gratuita como la de la DIAN, hasta sistemas que consideran integraciones con los sistemas de información de las compañías.

¿Qué hacer si un cliente no posee un correo electrónico donde enviarle su factura?

Se entrega la representación gráfica de la factura electrónica. Si el contribuyente (o receptor de la factura) ya es facturador electrónico, debe dar algún medio digital de recepción.