Diferencie entre la factura digital y la electrónica

JOHNNY GUTIÉRREZ

LA PATRIA | MANIZALES

Si una empresa le envía un cobro por correo electrónico, esa es una factura digital y no precisamente electrónica, pues estas últimas tienen condiciones reguladas por la DIAN.

Las empresas colombianas tienen hasta el 1 de enero del 2019 para ofrecer la factura electrónica a sus clientes y proveedores, según el decreto 2242 de noviembre de 2015,

Mario Fernandez, CEO de Signature y Gosocket, empresas especializadas en facturas electrónicas, explicó que además de ser un requisito de Ley a partir del 2019, es una forma de acercar a los clientes. Además, el proceso de digitalización de los documentos tiene beneficios económicos y logísticos.

"Las empresas van a pasar de almacenar cantidades de papel a tener procesos digitales y cobros más efectivos. Hay estadísticas que muestran un ahorro de hasta el 90% de los costos de facturación cuando se implementa la factura electrónica", aseguró.

José Fernando Medina, gerente de ventas de Dispapeles, empresa que vende el servicio de facturación electrónica, comentó que el usuario tendrá la posibilidad de recibir el papel impreso, que se denominará representación gráfica, pero la factura electrónica se emitirá porque se debe seguir un proceso de fiscalización con la DIAN, para comparar datos y reducir la evasión.

¿Qué es una factura electrónica?

– Es el documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios. Se hace a través de un software que permite el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen en el Decreto 2242 y que habla sobre la expedición, recibo, rechazo y conservación del recibo. La expedición de la factura electrónica es obligatoria.

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La facturación electrónica será obligatoria a partir del 1 de enero del 2019 para las empresas que generen IVA o impuesto al consumo.

¿Qué debe tener la factura?

– El formato XML, definido por la DIAN. Este sistema permite la organización y el etiquetado de documentos. Se define como lenguaje de marcas (Extensible Markup Language, por sus siglas en inglés) y es una adaptación del estándar SGML (Standard Generalized Markup Language).

– La firma digital de un representante de la entidad que la emite.

– Un código único de factura electrónica. Deberá tener números y letras, y tendrá la clave de control que otorga la DIAN.

– Quien emita la factura debe entregarla también a la DIAN para lo cual tiene un plazo de 48 horas.

Beneficios

– Reducción de costos y tiempo en los procesos de emisión, recepción, radicación y almacenamiento de las facturas.

– Menor consumo de papel.

– Incrementa el flujo de recaudo, y se reducen los procesos por documentación extraviada.

– Menos procesos de trazabilidad.

– Anticipación pagos.

Desde el año 1996 es legal el uso de la factura electrónica en Colombia.

Se emitirán

- Facturas.

- Notas crédito.

- Notas débito.

- Acuse de recibo.

– Se puede realizar a través de terceros o proveedores tecnológicos que ofrezcan el servicio de facturación electrónica.

– Hasta la fecha existen 32 proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN para realizar la facturación electrónica.

La DIAN solicitó la facturación electrónica para tener tener un mayor recaudo fiscal, evitar la evasión y disminuir el lavado de dinero.

Pasos

– Expedición, exhibición, entrega, aceptación o rechazo, conservación de la facturación electrónica.