Si usted, persona natural, en forma individual o colectiva, o persona jurídica, tiene interés en formular alguna petición (respetuosa) en interés general o particular ante las autoridades que ejerzan función administrativa, en forma escrita o verbal (para algunos casos podría exigirse aquella modalidad), y para cuyo efecto no se requiere de abogado, la misma debe contener los siguientes requisitos mínimos: i) Designar la autoridad ante quien se dirige la solicitud, para efectos de competencia, etc.; ii) nombres y apellidos completos del peticionario (si se formula a través de representante como un Gerente, o mediante apoderado, deberán también identificarse plenamente y con la calidad con que actúan), con el respectivo documento de identidad nacional (o de extranjería si es foráneo); iii) dirección donde recibirá la correspondencia el solicitante, pudiéndose agregar número de fax o dirección electrónica (e-mail), pues la tendencia es a que todo se haga electrónicamente. Si el peticionario es una persona privada que requiere de inscripción en el registro mercantil -como los comerciantes y las sociedades-, "estará obligada a indicar su dirección electrónica"; iv) señalar el objeto de la petición, es decir, lo que se busca o pretende con ella; v)exponer las razones o motivos en que se fundamenta la solicitud, sin que se requiera la indicación de normas jurídicas que la sustentan en razón a que las personas pueden actuar directamente; vi) la relación de los requisitos que exige la ley, y los documentos o pruebas que se desee presentar para que se inicie el correspondiente trámite, sin perjuicio de los adicionales que por disposición legal se puedan requerir. Es importante resaltar que la autoridad a quien se dirige la petición no puede solicitar documentos que se hallen en los archivos de la entidad; como lo conveniente es que el peticionario no presente documentos innecesarios o que no vienen al caso; vii) la firma del solicitante cuando se requiera, que normalmente lo es cuando se presenta por escrito la solicitud. Es del caso obtener constancia de la presentación de la solicitud así sea verbal, y de los documentos aportados con la misma, pues con ella, además de tener el valor del original, se podría demostrar no solo la ocurrencia de la mora en la resolución de la petición, sino el efecto jurídico que tal silencio originaría (que se entienda que la respuesta es negativa, o que se accede a la misma).
Si la solicitud es presentada en forma incompleta, en el acto de presentación se le debe indicar al peticionario los requisitos de ley (documentos e informaciones) que hacen falta para darle trámite; pero si el interesado insiste en que se radique su petición, así se debe hacer, pero dejando las constancias respectivas. Si la falta de requisitos la percibe el funcionario después de radicada la solicitud, y la ausencia de éstos no impide su continuación, dentro de los 10 días se requerirá al peticionario para que los aporte dentro del plazo máximo de un (1) mes, una vez presentados, empezarán a transcurrir los plazos para resolverla. De igual modo, si estando ya en trámite la petición se advierte por la autoridad que el solicitante debe realizar una gestión dentro del trámite, y que la misma se hace necesaria para adoptar la decisión, se le intimará por una sola vez para que la efectúe también en el término de un mes, pudiendo el requerido pedir prórroga hasta por el mismo tiempo, so pena de entenderse que desiste de la petición (desistimiento tácito), "lapso durante el cual se suspenderá el término para decidir".
En el evento de tenerse por desistida la petición, deberá así declararse en acto administrativo motivado (resolución), el que deberá notificarse personalmente al afectado, disponiéndose además el archivo del expediente, providencia contra la cual solo procede el recurso de reposición, determinación aquella que no impide en modo alguno que se vuelva a presentar la petición con el lleno de todos los requisitos legales. Igual sucede con el desistimiento expreso que de manera libre haga el peticionario, pero la autoridad podrá de oficio darle trámite por razones de interés colectivo, mediante resolución motivada.
Cuando una petición sea oscura o incomprensible se ordenará su aclaración o corrección en el plazo de 10 días, si no se hace, se archiva. Es de común ocurrencia que muchas solicitudes resueltas se reiteren por los interesados, en este caso la autoridad puede remitirse a las repuestas o decisiones ya dadas.
Uno de los derechos fundamentales más vulnerados por las autoridades del Estado es el derecho de petición, y así lo muestran la gran cantidad de demandas de tutela que se presentan en procura de su protección.
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